REGLAMENTO FONDO FIJO DE CAJA MENOR



OBJETO.
El presente reglamento tiene por objeto impartir las instrucciones necesarias para el manejo del fondo fijo de caja menor de la empresa, se regirá por las cláusulas en él estipuladas y su cumplimiento será obligatorio para todo aquel que la empresa designe encargado de su manejo.


PRIMERO. CREACION Y MONTO. La creación del fondo fijo de caja menor se hará mediante expedición de cheque de la empresa a favor del responsable de dicho fondo, con el debido comprobante de egreso y mediante entrega del reglamento del mismo. El monto de la caja menor será fijo hasta tanto no se apruebe nada en contrario, su valor ascenderá a la suma de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ( $ 150.000). Su aprobación se hará en reunión de Junta Directiva y como prueba de ello se hará constar en el acta que se eleve de dicha reunión y que será firmada para su validez. Cualquier modificación del monto estipulado se hará en reunión de Junta Directiva y su modificación deberá hacerse constar en el acta respectiva, copia de la parte pertinente será enviada al responsable de su manejo para su inmediato cumplimiento.


SEGUNDO. RECIBOS DE CAJA MENOR. Los documentos soporte del fondo fijo de caja menor relacionados con los gastos incurridos serán las facturas o recibos debidamente firmados por el respectivo beneficiario del pago y tendrán el membrete de la empresa en donde se relacione el nombre y el Nit de la misma.


TERCERO. AUTORIZACION DE GASTOS. Toda erogación o gasto de caja menor deberá corresponder a gastos por cabuya, bolsas, transporte urbano, formularios tributarios, fotocopias.


CUARTO. PAGOS AUTORIZADOS POR CAJA MENOR. Se autorizan los pagos debidamente soportados contablemente con facturas, cuentas de cobro, tiquetes de registradora y en fin cualquier documento que represente legalmente la erogación o gasto, siempre que dicho pago no exceda de VEINTE MIL PESOS M/CTE.


QUINTO. REINTEGRO ORDINARIO DE GASTOS. El fondo fijo de caja menor será reembolsable una vez agotados sus fondos hasta en un la suma de CIENTO VEINTE MIL PESOS MCTE($120.000), caso en el cual se debe solicitar su reembolso, una vez llegado al tope previsto de gastos soportados por los recibos correspondientes.


SEXTO. REINTEGRO EXTRAORDINARIO. Todos los meses y para efectos de cumplir el principio contable de prudencia y que los gastos queden debidamente registrados en el mes en que se originaron, se hará necesario hacer un reintegro contable de los mismos, para el efecto la persona encargada del manejo del fondo fijo de caja menor, presentará al Contador, una relación similar a la requerida para el reintegro del Fondo, a fin de ordenar allí por código los gastos efectuados y que no han sido reembolsados hasta la fecha. Quedando claro que este reintegro no origina reembolso de caja menor si el monto allí discriminado no es significativo ni se aproxima al monto de gastos fijado deCIENTO VEINTE MIL PESOS MCTE ($120.000).


SEPTIMO. FORMA DE REINTEGRO. Para el efecto de solicitud de reembolso del fondo fijo de caja menor, se deberá realizar un soporte contable que se anexará al respectivo comprobante de egreso en donde se relacionarán adecuadamente los recibos de caja menor ordenados por concepto y código contable, discriminación del gasto, valor de la erogación, total de recibos de caja menor pagados cuyo valor será el solicitado como reembolso, dicho soporte contable estará debidamente firmado por: quien lo elabora es decir el encargado del fondo de caja menor, el ordenador del gasto el Gerente y quien lo revisa el Contador o Revisor Fiscal de la empresa.


OCTAVO. LIQUIDACION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR. En caso de que la empresa quiera cancelar o dar por terminado dicho fondo de caja menor, se hará mediante envió de la parte pertinente del acta de reunión de Junta Directiva en cuya reunión se tomó tal determinación al encargado de su manejo, para que una vez notificada su cancelación proceda a realizar el último reembolso contable del fondo fijo de caja menor y reintegrar mediante recibo de caja el dinero existente en el fondo fijo de caja menor, en todo caso los recibos de caja diligenciados y registrados en el documento contable junto con la devolución del dinero sobrante deberá ascender al monto del fondo de caja menor aquí expresado es decir a la suma de CIEN MIL PESOS M/CTE ( $ 100.000).


NOVENO. LEGALIZACION DE LA CANCELACIÓN. Una vez reintegrado el dinero sobrante y registrado el documento contable deberá expedirse PAZ Y SALVO de la empresa a favor de la persona encargada del manejo del fondo de caja menor, para efectos de probar su lealtad y honorabilidad en su manejo.